O fluxo de caixa é uma ferramenta muito importante para controlar as finanças de qualquer empresa, já que consiste em registrar diariamente todo o dinheiro que entra e que sai da organização. Essa ferramenta também permite controlar as contas a receber e as contas a pagar.
Apesar de se relacionar com as finanças, o fluxo de caixa não está diretamente ligado a prejuízos, lucros e outros conceitos. Ou seja, ele não avalia se houve ou não sucesso nas operações, mas pode identificar problemas, como a falta de recursos, o que ajuda o gestor na tomada de decisões.
O controle de fluxo de caixa é a primeira etapa para compor o fluxo de caixa projetado, assunto de nosso artigo. Veja como ele pode melhorar as ações de sua empresa!
O que é o fluxo de caixa projetado?
O fluxo de caixa projetado é uma projeção das entradas e saídas de dinheiro da empresa por um período determinado. Então, ele permite o desenvolvimento de um histórico de tudo que ocorre dentro da organização.
Esse tipo de fluxo de caixa permite que o gestor preveja situações antecipadamente e tome atitudes antes que elas se tornem reais.
Assim, ele antecipa falhas e riscos que tendem a deixar a empresa mais vulnerável a situações inesperadas, possibilitando também que sejam identificadas oportunidades e necessidades de investimentos.
Como usar o fluxo de caixa projetado?
O primeiro passo para aplicar essa ferramenta é estipular o período de projeção. Geralmente, esse período é de 30 dias. Porém com o decorrer do tempo, o gestor pode fazer projeções para períodos mais longos, como seis meses ou até um ano.
Depois, convém trabalhar com as entradas e as saídas que ocorrem com mais frequência. É o caso das contas recorrentes de luz, água, telefone, aluguel do imóvel, internet e pagamento dos funcionários.
Então, deve-se considerar os itens de análise da viabilidade econômica, que permitem o planejamento do futuro do negócio e o seu desenvolvimento econômico:
- gastos com salários, décimo terceiro, férias e horas extras;
- valores de comissões;
- despesas mensais (água, luz, internet, telefone);
- gastos mensais variáveis, que mudam conforme a produção e/ou as vendas.
Após definir as saídas e as entradas corriqueiras, faz-se o controle das entradas e saídas, que precisa ser realista, considerando os prazos e as condições de recebimento — as vendas a prazo são muito praticadas, e isso deve ser aplicado nas projeções (recebimento parcelado).
O gestor precisa se atualizar sempre, comparando suas previsões com o que realmente foi efetivado. Uma lacuna muito grande entre o projetado e o realizado é sinal de que o fluxo de caixa projetado não foi definido adequadamente.
Para aplicar a projeção do fluxo de caixa, recomenda-se utilizar um software de gestão que facilite os processos e forneça resultados mais precisos.
O fluxo de caixa projetado nas empresas
O principal objetivo do fluxo de caixa projetado, em curto prazo, é identificar quando o dinheiro está sobrando no caixa da empresa ou quando os recursos estão escassos.
Em longo prazo, os objetivos mudam quanto:
- ao planejamento das operações do caixa;
- ao controle das finanças da empresa;
- à gestão de capital de giro;
- à análise da liquidez da organização.
A elaboração do fluxo de caixa projetado
Para que o fluxo de caixa realize boas projeções, é preciso considerar certos fatores: o intervalo de tempo, o plano de contas, o saldo inicial, o saldo final, as saídas e as entradas e as colunas de previsto x realizado.
A planilha inicial é a do fluxo de caixa, e a outra é a da viabilidade econômica. A primeira permite que a gestão das finanças empresariais seja facilitada. Assim, o gestor financeiro pode tomar as decisões mais relevantes, fundamentando-se em dados confiáveis. Com essa planilha, é possível analisar o resumo dos lançamentos, os gráficos e os resultados consolidados.
Da mesma forma, a planilha de viabilidade econômica resume aspectos gerais que cuidam da receita mensal, a quantidade de funcionários, a quantidade de dias trabalhados e as despesas do mês. É possível dividir os custos em categorias mais específicas.
Por fim, com os dados preenchidos, a planilha revela cenários de crescimento e oferece oportunidades para o gestor efetuar suas projeções. Enfim, por meio de cenários diferentes (padrão, otimista e pessimista), o fluxo de caixa projetado promove a redução de erros e otimiza as tomadas de decisões do gestor, tornando o planejamento financeiro mais fácil.
Isso permite uma administração aprimorada dos recursos, com a oportunidade de maximizar os lucros e evitar determinadas ações, como financiamento ou empréstimo.
A importância das previsões do fluxo de caixa projetado
A projeção do fluxo de caixa ajuda a preparar impostos e a planejar novas compras de equipamentos. Também ajuda o gestor a decidir se precisa ou não de um empréstimo, se é o momento ideal para expandir o negócio e outras questões.
Com as projeções, a empresa verifica se terá capital suficiente para honrar suas dívidas em um determinado período.
Muitas vezes, a organização tem um volume alto de vendas e mercadorias com boa margem de lucro no DRE, contudo, a empresa pode apresentar prazos médios de pagamento e recebimentos mal calculados, sem dinheiro disponível em caixa. Essa informação é adquirida pela leitura do fluxo de caixa projetado.
A projeção do fluxo de caixa em seu restaurante
O passo inicial é definir o período de tempo em que o fluxo de caixa será projetado. O mais recomendado é projetar para, no mínimo, 30 dias, de maneira a estar sempre preparado para o futuro.
À medida que isso se transforma em rotina, as projeções devem contemplar prazos mais longos — semestralmente ou anualmente.
Em seguida, é importante trabalhar com as entradas e as saídas mais frequentes, como contas de água, luz e pagamento dos colaboradores. É importante considerar os fatores da análise de viabilidade econômica.
Após destacar todas as saídas e entradas constantes, é preciso fazer a mesma coisa com as entradas de dinheiro. É fundamental ser realista com as condições de recebimento e os prazos. É comum o recebimento em parcelas e isso precisa ser considerado na projeção.
O gestor deve manter o ritmo, fazendo as atualizações entre o que foi previsto e o que foi realizado. É fundamental compreender a diferença entre o proposto e o executado.
O fluxo de caixa projetado, quando bem trabalhado, torna-se uma ferramenta valiosa que otimiza a gestão financeira e indica os melhores momentos para novos investimentos.
Quais as vantagens de projetar o fluxo de caixa?
O uso de um sistema automatizado de gestão para controle do fluxo de caixa projetado permite que a empresa ganhe em agilidade e qualidade e torna esse processo mais seguro e confiável.
A projeção de entradas e de saídas será respaldada em cálculos e dados históricos que envolvem tanto o consumo dos recursos quanto as vendas da empresa em relação ao período projetado. Vale dizer que a projeção pode ser feita em curto prazo e em longo prazo.
No curto prazo, ela identifica os momentos em que a organização tem capital sobrando e também quando esse capital está escasso. Nesse contexto, podemos citar este exemplo: a ferramenta ajuda o gestor a definir os dias mais apropriados para o pagamento dos fornecedores e de outros vencimentos.
No longo prazo, a projeção é vantajosa porque permite:
- o planejamento das atividades financeiras;
- o controle da situação financeira;
- a análise da liquidez do negócio;
- a administração mais eficaz do capital de giro.
O fluxo de caixa projetado confere ao gestor dados e recursos para que ele se previna contra problemas futuros e organize melhor seu planejamento financeiro, dinamizando sua gestão e oferecendo mais facilidade para a expansão do negócio.
O nosso post foi útil? Agora que você aprendeu um pouco mais sobre projeção, aproveite para aprofundar seus conhecimentos acerca do funcionamento do fluxo de caixa na gestão empresarial. Confira dicas de como fazer seu fluxo de caixa no vídeo abaixo:
Vcs tem alguma planilha que mostre como realizar um fluxo de caixa projetado, junto com a planilha de visibilidade econômica ? E que descreve os passos a passo