Saiba tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Luan SantosFiscal0 Comments

nota fiscal eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) começou a ser implantada em 2010 com o objetivo da substituição do formato tradicional da emissão do documento fiscal em papel e a modernização do procedimento. A validade jurídica é assegurada e armazenada eletronicamente, dispensando a sua impressão.

A Nota Fiscal Eletrônica deverá substituir apenas a nota fiscal modelo 1 ou 1A pelos contribuintes do IPI (Imposto sobre produtos industrializados) e/ou ICMS (Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços). Ela não deve substituir os modelos de documentos fiscais que já existem na legislação como a nota fiscal do consumidor (modelo 2) ou o cupom fiscal. Siga os seguintes passos para a emissão de uma NFe:

Realizar a aquisição de um certificado digital

Certificado digital, nada mais é do que uma assinatura de validade jurídica que garante proteção às transações eletrônicas via internet, comprovando a identidade de uma pessoa, empresa ou site, e é ele que irá assinar a Nota Fiscal Eletrônica. Existem dois tipos de certificado digital, modelo A1 e o modelo A3.

  • Modelo A1: É  armazenado no seu computador e tem validade de 1 ano. Este modelo, necessita apenas de uma senha para funcionar (diferente do modelo A3 que precisa do leitor e cartão). Tecnicamente o modelo A3 é mais seguro que o modelo A1, porém no caso do Sischef, o certificado digital A1 fica armazenado em nosso servidor e nós garantimos a segurança dos dados, pois nossos clientes não trabalham com segurança da informação e não possuem conhecimento ou mesmo tempo, para manter os próprios dados seguros. Outro ponto positivo, é que como o certificado fica em nosso servidor, e nosso sistema é on-line, o cliente consegue assinar notas de qualquer lugar, através do Sischef.
  • Modelo A3: É armazenado em um dispositivo local, pode ser um Token USB ou um Smart Card. Tem validade de 3 anos. Como dito anteriormente, tecnicamente este modelo é o “mais seguro”, porém caso seja utilizado em nosso sistema isto deixa de ser verdade. Se a máquina do usuário for infectada por um vírus, a segurança de um certificado A3 pode estar em risco. Outro problema do modelo A3 é que ele também é usado para alguns trâmites na Receita Federal e no SEFAZ, então algumas vezes o contador precisará do cartão, deixando a empresa impossibilitada de assinar notas nesse meio tempo, o custo do deste modelo, também é maior, em relação ao modelo A1.

Se credenciar no SEFAZ

O SEFAZ é a Secretaria da Fazenda, este órgão do governo é responsável pela receita e despesa do Estado. Exerce a função de controlar a arrecadação de tributos estaduais e controlar a despesa do Estado. O credenciamento no SEFAZ permitirá a habilitação ao processo de emissão de NFe, este cadastramento pode variar de acordo com cada estado.

Adquirir um sistema emissor

O sistema emissor é o software que permite a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas para a correspondente SEFAZ estadual. Atualmente o SEFAZ de São Paulo disponibiliza um emissor gratuito, porém em janeiro de 2017 este emissor será descontinuado, e os usuários deste emissor gratuito precisarão de outras soluções para poderem continuar emitindo notas. O Sischef, além de fazer toda a gestão e automação da empresa, também faz a emissão da NFe e NFCe.

Realizando a emissão da NFe (Modelo 55)

Após ter adquirido um certificado digital, ter se credenciado no sefaz e estar com um sistema emissor como o Sischef, para fazer a emissão da nota fiscal de um pedido, precisará antes seguir alguns passos:

  • Cadastrar produtos:

      • Para poder fazer um pedido, é necessário ter produtos cadastrados e toda sua tributação configurada.
  • Cadastrar clientes:

      • Caso o seu consumidor final queria CPF/CNPJ na nota, você precisará fazer o cadastro completo deste consumidor.
  • Emitir a nota:

    • Após realizar o pedido, informar o consumidor, é só gerar a nota e emitir! Utilizando o sistema Sischef, você consegue mandar a nota direto para o cliente por e-mail, ou imprimindo a mesma, ficando a seu critério a escolha.

Como mandar as notas para meu contador?

O Sischef armazena todas as notas emitidas em seu servidor, ao final do mês, basta apenas gerar o XML das notas e enviar para o e-mail do seu contador. Além de estar enviando as notas por e-mail, também é possível controlar o total de notas emitidas por dia, semana e mês, além de observar todas as notas que estão com algum problema.

Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para vendedores

  • Mais agilidade na hora de consultá-las;
  • Não há necessidade de guardar as notas fisicamente, liberando espaço na sua gaveta;
  • Não exige impressão, pois ficam todas armazenadas digitalmente, o que representa uma significativa economia, além de ser ecologicamente sustentável;
  • Todo processo é feito por meio digital, dispensando antigos problemas de custos em relação aos problemas de logística de envio.

Para compradores

  • Não é mais preciso digitalizar as notas fiscais na hora da recepção da mercadoria;
  • Redução de erros no processo de digitalização;
  • Auxilia no planejamento logístico;
  • Incentiva o relacionamento eletrônico entre fornecedores;

Para órgãos do controle tributário

  • O modelo eletrônico da nota é mais difícil de ser fraudado, tornando-a mais confiável;
  • Verificação mais ágil e melhora do desempenho na comunicação entre os Fiscos;
  • Torna-se difícil a sonegação de impostos, consequentemente gera o aumento de arrecadação.

Portanto, opte por empresas que entendem do mercado em geral, assim você evita problemas quando precisar de suporte para o software.

A Nota Fiscal Eletrônica possui muitas vantagens para qualquer tipo de empreendimento, tendo a facilidade de consultar pela internet, assim, tornando tudo mais prático e fácil. Afinal, estamos na era digital onde coisas manuais estão sendo deixadas de lado para dar lugar a comodidade da automatização.

Facilitando ainda mais sua vida, existem opções no mercado para automatizar o seu procedimento fiscal. Assim você não precisa se preocupar com questões burocráticas.

Nota Paulista

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Saiba tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) was last modified: abril 16th, 2019 by Luan Santos

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