Quem dá início ao sonho do próprio estabelecimento, a princípio, não imagina o quão burocrático é o mundo dos negócios, cheio de papeladas e notas fiscais.
No nicho do food service, por exemplo, não existe nada que não precise de uma “bela e completa” nota fiscal. Afinal, são tantas notas fiscais recebidas.
Essas vêm tanto de fornecedores e prestadores de serviços, quanto são emitidas e geradas de suas próprias prestações de serviços.
Nesse meio tempo, é de extrema importância se adaptar ás condições dadas pelos órgãos fiscais. Isso tudo, para não correr o risco de sofrer algum dano que pode ir desde um bloqueio de direitos como CNPJ, até a prisão.
Antes de tudo, para não passar por nenhuma dessas situações, faça as buscas, os cálculos e declare os impostos devidos ao estado. Isso é primordial.
Assim, você fica em dia com os seus deveres, e ainda, garante o crescimento do seu food service.
Então, para te ajudar nessa tarefa, vamos entrar no assunto e conversar um pouco sobre tipos de notas fiscais e como consultá-las. Isso, tanto nos portais dos governos, quanto no Sischef.
Acompanhe a leitura até o final.
Tipos de Notas Fiscais
Hoje no Brasil existem 13 tipos de notas fiscais. São elas:
- NF-e Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
- Nota Fiscal Complementar
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
- Nota Fiscal Denegada
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
- Nota Fiscal Rejeitada
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
- Nota Fiscal de Exportação
- Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
- Nota Fiscal de Remessa
(FONTE: contabilizei.com.br)
No entanto, para nós, as que mais importam e que aparecem com maior frequência nos nossos negócios são as notas NF-e, NFC-e, NFS-e, Denegada e a Rejeitada.
Provavelmente, se você é novo no ramo do food service, ou deixa tudo nas mãos da contabilidade, não deve saber o que representam essas 5 notas. Certo?
Por isso, vamos dar uma breve resumida em cada uma delas.
Vamos lá!
O que é a NF-e (Notas Fiscais eletrônica)?
A NF-e é a Nota Fiscal eletrônica que registra a venda de produtos. Ela traz os valores do ICMS e IPI, que são referentes à venda dos produtos, e devem ser enviadas à SEFAZ.
O que é a NFC-e (Notas Fiscais ao Consumidor eletrônica)?
A NFC-e é a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, e como o próprio nome já diz, ela é gerada para o consumidor. Ao contrário da NF-e que na maioria das vezes é usada de CNPJ para CNPJ.
Esse tipo de nota diminuiu a burocracia do método antigo, que era utilizado para gerar esse tipo de documento. Além disso, ela exclui várias etapas e repassa os dados referentes a vendas ao cliente diretamente à SEFAZ.
O que é NFS-e (Notas Fiscais de Serviços eletrônica) ?
A NFS- e é a Nota Fiscal emitida pelo prestador de serviços para quem ele tenha prestado tal serviço, isso, seja este PF ou CNPJ.
Diferente das outras notas acima, essa precisa da inscrição e autorização do Município onde está registrado o CNPJ do prestador, para então, ser gerada.
O que é Notas Fiscais Denegadas?
A Nota Denegada é uma nota que apresenta erro.
De antemão, esses erros estão relacionados a alguma irregularidade de algum dos CNPJs envolvidos no processo de compra e venda.
Por isso, fique atento e sempre esteja por dentro de todas as notas geradas ou recebidas pelo seu estabelecimento, já que, esse tipo de situação pode gerar transtornos e situações graves.
Entre os casos de notas denegadas, existem três situações: o erro 301, em que o emitente encontra-se em situação fiscal irregular; o erro 302, em que o destinatário está irregular e por fim; o erro 303, em que o UF constante na nota não é o mesmo do cadastro do CNPJ do destinatário.
Tanto no primeiro erro, quanto no segundo: entre em contato com a SEFAZ para verificar e regularizar a questão. Somente então gere uma nova nota para a mercadoria ou serviço prestado.
Já para o terceiro erro: você deve conferir os dados do destinatário e gerar uma nova nota.
Observação:
A SEFAZ faz o registro das notas que são denegadas. Ela não permite a correção dessas notas.
O que são Notas Fiscais Rejeitadas?
As Notas Fiscais Rejeitadas possuem dados errados. Por isso, a SEFAZ as rejeita.
Em contrapartida, essas notas, se corrigidas, podem ser emitidas novamente de maneira rápida e sem complicação.
Nota rejeitada. Principais motivos:
- Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;
- Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;
- Código 220: Fim do prazo de cancelamento;
- Códigos 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);
- Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;
- Código 539: Duplicidade;
- Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.
(FONTE: contabilizei.com.br)
Diferença entre Notas Denegadas e Notas Rejeitadas
No portal da fazenda do Governo de São Paulo, encontramos a definição da diferença entre uma Nota Denegada e uma Nota Rejeitada. Confira abaixo:
“De acordo com o Manual de Orientação ao Contribuinte da NF-e, a validação da NF-e poderá resultar em:
AUTORIZAÇÃO DE USO – a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
REJEIÇÃO – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida,
DENEGAÇÃO DE USO – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status, nos casos de irregularidade fiscal do emitente.
Resumindo: No caso da REJEIÇÃO, a NF-e está inválida, a situação do emitente é irrelevante, não será gravado no Banco de Dados da Fazenda e a solução inicial para o problema é a correção da NF-e pelo contribuinte.
No caso da DENEGAÇÃO, a NF-e está válida, mas a situação do emitente está irregular, os dados são gravados no Banco de Dados da Fazenda e a operação não poderá ser realizada.”
(FONTE: Portal da Fazenda de São Paulo)
Enfim, agora que você já conhece os principais tipos de notas para o universo do food service, vamos conhecer como e onde você pode fazer a busca de todas elas.
Busca de Notas Fiscais
Ao buscar por notas fiscais, você encontra diferenças em entre suas funcionalidades, assim como também, diferenças nos locais onde essas são armazenadas.
Por exemplo, todas elas se encontram em órgãos governamentais, porém, em locais diferentes e com regras diferentes.
Desse modo, no caso das NF-e, ela pode ser consultada por meio do portal da fazenda pelo link www.nfe.fazenda.gov.br. Além disso, é importante lembrar que para visualização completa da nota é necessário ser um dos citados nesta, e ainda, possuir um certificado digital. Aliás, essa pesquisa também pode ser feita pelo SPED de cada estado. Aqui no estado do Paraná o link é www.sped.fazenda.pr.gov.br.
Do mesmo modo, para NFC-e, essa busca também pode ser feita pela SPED referente a cada estado.
Em suma, de qualquer forma, para facilitar essa busca você também pode contar com a ajuda de um sistema de gestão completo como o Sischef.
Outras situações sobre nota fiscal
Tanto para saber como gerar quanto emitir notas de serviços, como as NFS-e, será necessário um pouco mais de esforço e tempo, já que cada município possui o seu próprio regulamento e programa para emissão de notas.
Já as notas denegadas, surgem assim na hora de suas emissões, então a partir desse momento você vai ter que entrar em contato com a SEFAZ e regularizar as pendências do seu CNPJ, ou pedir para que o destinatário solucione, isso claro, se o erro vir do CNPJ dele.
Em contrapartida, no caso das notas rejeitadas, elas apontam o erro e a SEFAZ não as computa. Nessa situação você vai verificar e modificar os erros, e gerar novamente a nota.
Para simplificar seus dias
Apesar de todas essas questões citadas anteriormente, o Sischef desenvolveu dentro de seu sistema no módulo de Fisco ferramentas extremamente práticas que vão te oferecer mais tranquilidade e facilidade na hora tanto das buscas quanto das importações e envio das notas para sua contabilidade.
Por exemplo, para a busca de notas para o seu CNPJ segue o seguinte passo a passo:
Pré-requisitos
A princípio é necessário ter o módulo de fiscal ativo para seu usuário.
Assim como, é necessário ter a busca XML para o seu CNPJ ativo para seu usuário
Passo 1 – Busca XML
Acesse o Menu -> Estoque -> Notas para seu CNPJ
1.Atenção: Para que a busca pela chave da nota funcione, você precisa ter um certificado digital A1 configurado no sistema;
2.O sistema busca todas as notas que foram emitidas para seu CNPJ.
2.1.Caso seja primeira vez que o sistema irá buscar as notas, ele pode demorar um pouco.
2.2.Se alguma nota não aparecer poderá clicar em Buscar notas na Sefaz.
2.3.Algumas notas demoram até 24 horas para ficar disponível.
3.Depois de encontrar a nota poderá fazer a importação, ignorar ou visualizar a nota.
3.1.Ações -> Importar esta nota
3.1.1.O Sistema irá direcionar para a tela de importação de notas, para saber como fazer a importação clique aqui
3.2.Ações -> Ignorar esta nota
3.2.1. O Sistema não irá fazer a importação e não aparecerá mais na tela de busca de notas.
3.3.Ações -> Ver a DANFE
3.3.1.Poderá visualizar a DANFE que foi emitida para o seu CNPJ, e também poderá salvá-la em PDF.
Conclusão
Sabemos que o assunto que envolve notas fiscais é bem complexo e exige de nós mais alguns artigos para que você possa tirar todas as suas dúvidas.
Dessa forma, pretendemos e prometemos trazer mais informações sobre o assunto. Todavia, esperamos ter esclarecido vários pontos chave sobre o assunto e que daqui para frente você possa encontrar de modo simples todas as suas notas e ainda se manter em dia perante o fisco.
Seja como for, caso tenham surgido algumas outras dúvidas, deixe nos comentários abaixo. Vai ser um prazer lhe ajudar ainda mais.
Então é isso, até o próximo artigo.
Aliás, você é cliente Sischef? Então assista:
- Busca de notas por CNPJ – Sischef
- Envio de notas para a contabilidade
- Como importar notas XML de nota de compra
- Veja como emitir nota fiscais em contingência – Sischef
- Entrada no estoque através da Nota Fiscal
- Como configurar a emissão fiscal
