Uma das melhores formas de evitar surpresas na contabilidade e nas finanças da sua empresa é através da conciliação bancária.
Por se tratar de um assunto tão delicado como a gestão financeira o gestor deve ficar de olhos bem abertos.
Com o intuito de levar a sua gestão ao sucesso, fizemos este artigo com os benefícios da conciliação bancária e como implementar no seu dia a dia!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é uma relação de conferência entre o resultado dos registros contábeis de seu negócio com os valores indicados no extrato bancário.
Ou seja, a conciliação bancária é a simples conferência dos extratos bancários e dos saldos de caixa com o controle financeiro da empresa.
A partir dele é possível verificar se todos os lançamentos estão corretos e se não há nenhuma anormalidade.
O objetivo dessa atividade é confirmar que o crédito de vendas e o débito de contas a pagar realmente aconteça como o previsto.
Além disso, saber que o saldo bancário está correto é importantíssimo para a análise do fluxo de caixa, realizado com suas despesas e receitas, e as interferências com relação a redução de despesas.
Portanto, é um comparativo entre o que se esperava de entradas e saídas com o que de fato ocorreu.
Qual a importância da conciliação bancária?
A conciliação bancária é muito importante para a conferência das movimentações financeiras da empresa.
Assim o gestor pode visualizar as movimentações e ter certeza que estão ocorrendo como o previsto ou se precisam de alterações.
Ou seja, o gestor pode identificar acontecimentos que prejudicam a saúde financeira da organização, como fraudes, furtos, entre outras.
Benefícios da conciliação bancária
Muitas vezes a conciliação bancária não tem a devida atenção que deveria.
Sendo considerada uma tarefa pesada e lenta, sem muito valor para o negócio.
Entretanto na verdade a conciliação bancária é uma ferramenta de gestão e controle que pode oferecer informações importantes sobre o negócio.
Confira abaixo 5 benefícios de fazer a conciliação bancária:
1- Precisão das entradas e saídas
O controle das entradas e saídas pode evitar erros ou deslizes como entrar no cheque especial ou outros encargos.
Contando com a conciliação você fica no controle das transações que ocorreram e quais precisam ser feitas. Além de ter certeza do dinheiro que pode contar.
2- Maior controle das taxas e juros bancários
O registro das taxas de juros é muito importante e normalmente as empresas que não fazem a conciliação bancária acabam deixando de lado.
Esse controle tem um impacto enorme na lucratividade do seu negócio.
Ao fazer um levantamento de custos, vemos que a empresa imaginava ter 20% de lucro, mas na verdade o lucro era de 8%, isso porque 12% era para pagar os encargos do banco.
Portanto faça a gestão correta do seu negócio!
3- Detecção de erros e fraudes
Você precisa criar um rotina financeira para combater tanto os erros humanos quanto as fraudes do seu negócio.
Por exemplo, é necessário verificar se o pagamento de um fornecedor foi conforme o pedido de compra lançado no sistema de gestão, ou se existe uma movimentação fora do sistema.
Em geral, é importante conciliar seu extrato bancário para se certificar que você e o banco estão falando a mesma língua e o mesmo contexto.
4- Controle dos recursos financeiros
Verifique periodicamente os extratos bancários, pois assim poderá confrontar com os lançamentos financeiros permitindo assim ter maior controle das contas da empresa.
5- Eficiência na tomada de decisão
Quanto mais informação melhor! A informação é um recurso estratégico e valioso.
Portanto conte com a conciliação bancária para informações mais precisas e mais atualizadas.
Quem deve fazer?
Não existe nenhuma lei ou obrigatoriedade na conciliação bancária. Porém ela é uma boa prática contábil.
Como a conciliação bancária faz parte do processo de fluxo de caixa da empresa. Ela deve ser tratada como parte essencial da gestão financeira. Assim como o fluxo de caixa e o controle de caixa.
Por ser uma boa prática e ajudar na gestão financeira, ela pode e na verdade deve ser feita em qualquer negócio.
Frequência da conciliação bancária
A frequência para um bom resultado da sua conciliação bancária irá depender das necessidades do seu negócio.
Assim a frequência irá depender das suas movimentações. Porém se você não quer ter surpresas desagradáveis, procure não adiar muito essa tarefa.
A atualização diária facilita muito o processo, além de torná-lo mais rápido. Então não deixe para depois, pois pode aumentar a complexidade de uma tarefa que se revela simples.
Como realizar a conciliação bancária?
Como já falamos a conciliação bancária tem como objetivo identificar possíveis erros do que consta no banco e no seu sistema de gestão.
A conciliação bancária não é um processo complexo, porém é importante seguir um passo a passo para aumentar a eficiência e o controle.
Confira agora um passo a passo e deixe sua gestão em dia!
1- Movimentação diária
É necessário fazer o controle diário de todas as movimentações, incluindo todas as entradas e todas as saídas.
Tudo deve ser anotado com detalhes informando as contas bancárias envolvidas.
2- Conferência do extrato bancário
Mantenha atenção nos saldos iniciais e finais do controle interno, pois eles precisam bater com os saldos do extrato bancário.
Ao observar divergências nesses dados, fique atento pois algum processo não foi feito corretamente.
3- Conferência dos lançamentos
A conferência de todos os lançamentos contidos no extrato bancário é de extrema importância para a saúde financeira do seu negócio.
Verifique se os valores e as datas estão corretas no seu controle interno. Lembre-se, tudo deve bater direitinho.
Entretanto se você perceber que os valores não estão batendo, faça uma pesquisa para identificar o erro o mais rápido possível.
4- Corrija as diferenças nos lançamentos
Após realizar a conferência dos lançamentos, das previsões e do que realmente foi computado pelos bancos é corrigir as divergências encontradas.
Algumas das causas mais comuns para as divergências são os valores não previstos, como as tarifas bancárias, impostos, taxas das operadoras de cartão, transações de cartões não processadas ou compensadas, descontos e multas.
Para maior controle e correção de eventuais inconsistências, é fundamental armazenar notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos e outros documentos contábeis.
Como automatizar a conciliação bancária?
Você deve ter percebido que todas as etapas anteriores demandam muito tempo por parte dos seus funcionários.
Além disso, o controle realizado apenas por planilhas e por cadastros manuais podem resultar em falhas, como erros de digitação e esquecimento.
Portanto é fundamental contar com um sistema de gestão financeira para registrar as movimentações e fazer a conciliação automaticamente.
Contando com um sistema de gestão completo é possível reunir dados de diferentes meios de pagamento, gerenciar o fluxo de caixa, acompanhar cancelamentos e muito mais. Assim, você terá maior produtividade e melhor controle financeiro.
