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Tempo de leitura: 17 minutos Ferramentas de gestão | Food service | Restaurante | Sischef

Utilizar ferramentas de gestão para restaurante ajudam a gerenciar seu negócio com mais praticidade e facilidade.

Controlar os processos operacionais e gerenciais de um food service não é um trabalho simples como muitos acreditam. Um restaurante é uma empresa como qualquer outra. Nela existem vários “departamentos” que são responsáveis por atividades que exigem muita atenção e cuidado. Sem essa devida atenção, é bem provável que o seu negócio não evolua e a concorrência saia à sua frente.

Felizmente, existem ferramentas tecnológicas que podem facilitar, e muito, a gestão dos processos. Auxiliando a reduzir erros e agilizando as tarefas do seu food service.

Por isso, neste artigo listamos as 5 principais ferramentas de gestão para restaurante, que podem aprimorar ainda mais a gestão do seu negócio.

Vamos conhecê-las?

Afinal, o que são as ferramentas de gestão para restaurante?

As ferramentas de gestão nada mais são do que softwares e aplicativos que possuem a finalidade de auxiliar as áreas administrativas, como financeira, logística etc., das empresas.

Em grande parte, essas ferramentas possibilitam maior controle sobre o que entra e sai dos estoques e caixa. Também, por conta destas, é possível observar uma maior qualidade e precisão nos relatórios, sejam eles de vendas, produtividade, dinamicidade, entre outros.

Para saber se elas estão funcionando, observe se houve aumento do rendimento da sua equipe e, de quebra, na qualidade do atendimento ao seu cliente.

Agora que você já sabe o que são ferramentas de gestão, iremos apresentar as 5 que separamos pra você. Confira.

Todas as ferramentas de gestão para restaurante em um único PDV

O PDV (ponto de venda), é o sistema de gestão responsável pela centralização da maioria das ferramentas utilizadas no controle das atividades dentro do food restaurante ou similar. Essa centralização tem o intuito de agilizar e automatizar a gestão.

Existem duas versões, a online e a offline. Estes podem ser conectados a outros equipamentos dentro do food service. Porém, há uma pequena diferença entre eles:

No PDV offline, esses pontos são conectados através de uma rede local. Ou seja, o sistema só funciona dentro do estabelecimento.

Já o PDV online, tem a gestão em nuvem. Qualquer pessoa que tiver autorização, login e senha, e acesso à internet, pode acessar esse de qualquer lugar, a qualquer momento e com qualquer equipamento (computadores, tablets e celulares, obviamente).

Vamos a um pequeno exemplo de como funciona:

Digamos que um food service possui atendimento em dois pontos: o balcão do bar e o balcão de atendimento geral. Ao receber um pedido de uma bebida, geralmente, o bartender precisa se direcionar ao ponto em que o sistema está instalado – no nosso exemplo, o balcão de atendimento geral -, para lançar o pedido.

Com o PDV, isso não acontece, pois ele pode ser instalado nesses dois pontos. Dessa forma, não é necessário que o bartender se direcione até o outro balcão para lançar o pedido. Assim, agilizando o processo tanto do preparo da bebida, quanto do atendimento.

O PDV é quem garante todo funcionamento dos processos operacionais do food service, como o lançamentos de pedidos, financeiro, abertura e fechamento de caixa, etc.

Nesse ínterim, podemos dizer que o PDV é o cérebro da operação do food service.

Agora vamos falar de algumas ferramentas que existem do sistema do PDV online. Acompanhe.

Controle de caixa

Concordamos que usar planilhas para realizar o controle de caixa é muito complicado, certo? Além de ultrapassado, as chances de erros serem cometidos e de dados serem perdidos é bem grande. Isso tornaria-se um grande problema, já que o fluxo de caixa é uma das bases de qualquer comércio. Ele é o setor que, quando analisado, te permite saber sobre a saúde financeira de seu negócio.

Portanto, ao utilizar a ferramenta de controle de caixa, você poderá realizar essa tarefa com mais facilidade, pois além da automatização desse processo, as informações serão mais certeiras, trazendo mais segurança aos dados financeiros do seu negócio.

Nessa ferramenta de gestão encontramos as seguintes funcionalidades:

Ferramentas de gestão: abertura de caixa

Essa função do controle de caixa tem como intuito controlar todas as movimentações financeiras e pedidos ocorridos no seu food service.

Aqui cada um dos colaboradores abre seu caixa, assim, quando um colaborador terminar o seu turno ele finaliza suas movimentações realizadas durante seu período de trabalho. Quando o próximo colaborador iniciar as suas atividades, ele abrirá seu caixa e não terá acesso às movimentações anteriores. Ou seja, eles não possuem acesso ao login dos demais.

Assim, caso ocorra alguma divergência no caixa, será mais fácil identificar em qual caixa aconteceu essa divergência.

Ferramentas de gestão: fechamento e conferência de caixa

Conferir o caixa no final do dia costuma ser uma tarefa um tanto quanto demorada, ainda mais quando o controle é feito com planilhas ou de forma manual.

Assim como abertura de caixa, essa ferramenta possibilita realizar o fechamento e a conferência de caixa de modo muito mais prático. Com ele, o gestor consegue confirmar os movimentos – entradas e saídas – feitos pelos colaboradores responsáveis pelo caixa de forma automática.

Ferramentas de gestão: Extrato de vendas

É importante que a ferramenta de controle de caixa possua a opção de impressão do extrato de vendas para que seja realizada a análise do desempenho de seu food service no dia a dia. Ademais, é com esse relatório que se tem a visão geral do financeiro, assim ajudando o gestor na tomada de decisões de investir ou não em seu negócio.

Gestão de restaurante delivery

Essa ferramenta possui basicamente as mesmas funcionalidades e benefícios que o PDV comum. A diferença é que o PDV delivery é voltado para automatizar os pedidos realizados através dos canais disponibilizados pelo food service, por exemplo, plataformas de delivery, cardápios digitais, whatsapp e telefone.

Além do mais, com essa funcionalidade, os pedidos são confirmados de forma automática, ou seja, não é preciso acessar cada plataforma para realizar a confirmação dos pedidos.

Com essa praticidade, o colaborador poderá se dedicar a outras atividades, como receber os pagamentos dos pedidos do balcão rapidamente, evitando que se forme grandes filas no caixa.

Outro benefício incrível dessa ferramenta de gestão para restaurantes é o envio automático dos pedidos às áreas de produção, da mesma forma que acontece no PDV comum.

Acredite, todos esses processos agilizam o atendimento do delivery, principalmente quando há um grande fluxo de pedidos. Nesses casos, sabemos que quando se trata de entregas, tudo precisa ser rápido, a fim de garantir a satisfação do cliente.

Desse modo, fica claro que a ferramenta de delivery não pode ser deixada de lado de forma alguma!

Controle de estoque

Ao utilizar a ferramenta de controle de estoque, você terá uma visão mais ampla sobre os itens amarzenados disponíveis, além de saber com antecedência quais produtos próximos a data de validade.

Assim, você estará preparado para que nenhum ingrediente falte na hora da preparação de seus produtos.

Acima de tudo, o interessante é contratar sistemas de gestão para restaurante que possuem baixa automática de produtos. Assim, quando alguma matéria-prima for retirada para realizar algum prato ou algum produto for vendido, o estoque será atualizado automaticamente, evitando que um produto fique muito tempo parado e correndo o risco de estragar.

Comandas eletrônicas

A comanda eletrônica é um cartão com uma numeração que pode conter ou não um código de barras que indica qual número pertence aquela comanda.

Ela é utilizada pelo garçom, para anotar e lançar os pedidos, e pelos clientes, para pagar a conta no caixa.

A utilização da comanda eletrônica, otimiza os processos de seu food service, dessa maneira, economizando tempo e dinheiro.

Essa ferramenta de gestão para restaurante veio para substituir as comandas de papel. Anteriormente, quando os pedidos eram anotados em comandas de papéis, era possível verificar que se cometiam muito mais erros, o que resultava em perdas significativas.

Veja o vídeo que separamos para te mostrar como funciona a comanda eletrônica do Sischef em uma pizzaria:

KDS

Uma das formas de receber os pedidos enviados para as áreas de produção é através do KDS. Nele, ao invés da cozinha receber os pedidos impressos, eles aparecem em telas. No entanto, não é apenas isso que acontece. No KDS os pedidos que chegam devem ser atualizados na cozinha. Por exemplo, se um cozinheiro assume a preparação de um prato, ele irá indicar no KDS que deu início a esse prato, e assim que terminá-lo, devera avisar no próprio sistema, que o pedido está pronto.

Porém, existem alguns pontos que devem ser levantados antes da aquisição de uma ferramenta como o KDS. Nesse sentido, para que tudo ocorra corretamente, a cozinha precisa estar preparada para receber essa tecnologia. Tomadas em pontos estratégicos para que as telas fiquem sempre plugadas em uma fonte de energia e um roteador dentro da própria cozinha, são alguns desses preparos a serem feitos antes da implantação do KDS.

Confira alguns benefícios do KDS:

Aumento da produtividade;
Melhor comunicação entre a equipe;
Eliminação/ redução de uso de papel;
Entrega dos pratos na temperatura certa;
Aumento da higiene nas áreas de preparo;
Diminuição de erros;
Otimização dos processo.

Ter um sistema de gestão que possua todas essas ferramentas é importante, entretanto, encontrar o que se adeque perfeitamente ao seu food service, pode não ser fácil.

No entanto, não se preocupe com isso. Nós temos o sistema ideal para você, o Sischef.

Por ser um sistema modular, ele se adequa perfeitamente à situação do seu restaurante no momento da contratação, e pode ser complementado no decorrer do tempo. Ou seja, você pode contratar os módulos que são urgentes para a gestão do restaurante ou similar inicialmente, no decorrer do tempo, conforme for surgindo outras necessidades, você pode ir adquirindo novos módulos.

Aliás, o Sischef é o sistema de ferramentas de gestão para restaurante mais completo do Brasil. Além de possuir todas as ferramentas citadas neste artigo, ele ainda conta com várias outras, como:

Agendamento de pedidos;
Cadastro de clientes;
Módulo Fiscal;
Demonstrativo de ocupação em tempo real;
Mapa de calor; e
Muitos mais.

Sem falar que, ao contratar o Sischef, você conta também com suporte técnico especializado, capaz de te ajudar em quaisquer situações que venham a ocorrer no seu sistema.

Além disso, o sistema disponibiliza um mini curso que explica como utilizar todas as ferramentas do sistema: o Ensina Sischef.

O Ensina Sischef, explica o passo a passo para você aproveitar o sistema da melhor forma possível.

Quer ver o Sischef funcionando na prática? Clique no banner abaixo e preencha o pequeno formulário. Logo um dos nossos especialistas entraram em contato para marcar uma demonstração gratuíta para você.

Conclusão

Por fim, com este artigo podemos perceber que as ferramentas de gestão para restaurante e similares são de extrema importância para o nicho.

Sem elas, o gestor passará um grande sufoco ao tentar gerenciar sozinho seu restaurante, e provavelmente, não obterá grandes resultados de crescimento do estabelecimento, o qual ocorreria natural e exponencialmente se o food service automatiza-se a sua gestão.

Sobretudo, utilizar essas ferramentas não é um luxo, e sim uma necessidade. Elas com certeza farão com que o funcionamento das atividades e processos ocorram de forma muito mais eficiente.

Que tal você implantar essas ferramentas em seu food service? Conta aqui nos comentários qual você gostou mais.

Até logo!

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