10 Dicas para fazer seu controle de estoque com eficiência

Willian GalvaoGestão2 Comments

CONTROLE-DE-ESTOQUE. Imagem com um homem e uma prancheta conferindo o estoque do restaurante.

A falta de um controle de estoque,  pode fazer seu estabelecimento perder vendas, ficar com a imagem prejudicada no mercado ou até “esquecer” produtos no estoque até que passem sua data de validade, sejam danificados ou fiquem ultrapassados.

Por outro lado, um estoque bem organizado oferece agilidade, simplifica todo o trabalho e reduz custos, porque um produto estocado e esquecido é dinheiro parado e ainda ocupa espaço físico da sua empresa.

Entretanto, mesmo sabendo da importância de uma boa gestão ou controle de estoque muitos gestores não sabem que pontos devem ter maior cuidado. Até mesmo não sabem como fazer na prática, no dia a dia do restaurante, pizzaria, lanchonete ou similares.

Neste artigo abordamos os principais pontos que influenciam seu estoque, além de 5 dicas para ter uma melhor gestão de seu estoque.

O que é controle de estoque?

A gestão ou controle de estoque é a área responsável por controlar o fluxo de materiais dentro de um restaurante ou similar. Além disso permite que o gestor tenha conhecimento sobre a sazonalidade de itens, quais estão parados e quais representam oportunidades de vendas.

Um bom controle de estoque garante o bom funcionamento do seu restaurante. Pois o setor de compras terá maior precisão nas informações para realizar as compras. Além do gestor ter maiores informações sobre as mercadorias registradas no fluxo. O fluxo deve conter todas as entradas de mercadoria e saídas.

De toda forma controlar o estoque é identificar as movimentações do estabelecimento. O controle de estoque no restaurante garante organização na hora das preparações, como também para que não faltem insumos para a realização dos pratos. Assim garante o bom funcionamento do estabelecimento e satisfação do cliente.

Vantagens de fazer o controle de estoque no seu restaurante

Além dos benefícios que já citamos acima, um estoque bem organizado e otimizado permite que o espaço seja melhor aproveitado. A organização do estoque garante uma melhor identificação, aumentando a produtividade e reduzindo perdas. Sendo assim, influencia diretamente na saúde da empresa. Pois com esse controle e organização é possível evitar  compras em excesso.

Portanto, podemos dizer que assim os custos são reduzidos, a produtividade aumenta e as perdas também diminuem.  Assim não deve pensar que é perda de tempo fazer essa organização, até porque estamos falando de um controle que irá ser aliada do setor de compras, do setor de produção, de atendimento e claro da gestão de finanças.

Pontos importantes para controlar o estoque no seu restaurante?

Para fazer o controle de estoque eficiente a muitos pontos que merecem sua maior atenção, veja alguns:

Gestão de insumos

É necessário entender a classificação dos insumos, por importância no seu estabelecimento, como os que não tem saída e os que representam grande parte das vendas. Partindo dos insumos você tem um maior entendimento de seu restaurante.  Até porque, todo preparo e logística de estoque você irá partir do seu cardápio, ou seja, definindo o cardápio no seu restaurante, bar, pizzaria ou similar dá inicio ao seu controle de insumos.

Na gestão de insumos além de quantidade, preste atenção na qualidade, possíveis substituições e  claro o que compõe cada prato. Na administração correta de insumos deve basear-se em alguns procedimentos básicos, como:

  • O que deve comprar e quando comprar;
  • Quem será o fornecedor e a procedência dele;
  • Qual o preço e a quantidade necessária;
  • Qual estrutura necessária para armazenamento.

O planejamento e controle devem ser feitos desde o momento da compra, passando por todas as etapas de produção até a finalização do prato. Siga essas etapas e tenha uma excelente gestão de insumos no seu restaurante.

Armazenamento

Escolha um espaço com boas condições e com fácil acesso aos itens. O espaço deve seguir as regras e cuidados exigidos pela ANVISA. Esse armazenamento interfere diretamente na qualidade dos produtos que são oferecidos ao cliente.

Os alimentos podem estragar por falha no armazenamento e no controle de estoque. Os locais de estocagem de alimentos, devem ser sempre limpos, ventilados e sem vazamentos.

Inventário

O inventário é uma listagem com todos os produtos armazenados em um estoque. O inventário identifica, classifica e determina o valor dos produtos. Devem ser separados por classificações, como: legumes, carnes, bebidas, materiais de limpeza, e itens de higiene.

Saiba a quantidade de cada produto. Sabendo disso, você pode analisar quais produtos possuem mais demanda. É recomendado fazer a conferência do inventário com frequência para poder ter esse controle.

Movimentação da Mercadoria

Um grande problema nos restaurantes são os produtos encalhados ou que não são repostos como deveriam . Assim, saber o que entra e o que sai e apenas uma parte da gestão. É preciso atualizar o estoque somente com o que é necessário para que o restaurante funcione em perfeito estado. Principalmente em épocas de crises econômicas, tenha somente o que é preciso para atender os clientes.

Entretanto, lembre-se que se não atender o seu cliente dentro do prazo ou não tiver o que ele precisa, o cliente irá buscar em outra empresa fazendo com que você o perca para sempre. Encontrar o equilíbrio nem sempre é fácil, então deixe de achismo e tenha dados, informações para assim estabelecer políticas para um completo controle de inventário.

Sistema para a gestão de estoque 

Com a utilização de um sistema para restaurante você garante o registro de suas informações de estoque. Registrando os dados das entradas e das saídas de mercadorias, bem como as datas de vencimento, fica muito mais simples o controle do estoque.

Para conseguir ter um bom controle é necessário você utilizar um bom software para fazer a gestão deste estoque, com um bom software de gestão com apenas alguns cliques você consegue ver o que falta e comprar o que é necessário, se algum produto está próximo a data do vencimento, além de auxiliar na gestão financeira totalmente ligada ao estoque e perdas. Perdas essas minimizadas pelo sistema para restaurante, que garante melhor gestão do estabelecimento.

Bom, após entender a importância de um bom controle de estoque separamos 5 dicas, confira abaixo:

1 – Conheças as formas de realizar o controle de estoque

É essencial que você saiba quais e quantos produtos existem no seu estoque. Há muitas formas de realizar esse controle. Uma delas é PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai), que consiste em obedecer uma ordem, fazendo com que os itens que estão estocados a mais tempo sejam os primeiros a sair.

Essa metodologia pode também ser chamada de FIFO. Sendo que os bens mais antigos devem ser girados para a frente das prateleiras para que sejam usados primeiro. Além disso, tenha um controle de tudo que você possui em estoque e cuide para não ter excessos. 

Periodicamente escale funcionários para contar os produtos e montar relatórios de estoque. Assim você estará sempre consciente do que está sobrando e o que está faltando. Isso ajuda a programar suas compras e organizar o espaço físico.

2- Contagem de estoque 

É necessário fazer uma contagem do estoque de pois que o estabelecimento fechar ou antes dele abrir. Você não conseguirá um controle preciso enquanto as mercadorias estão sendo vendidas. Escolha um dia, como exemplo, todas as terças-feiras para fazer um novo inventário. Independente do dia que escolher, seja regrado. 

Vale lembrar de organizar que sua contagem aconteça antes de uma nova remessa de mercadorias. até porque se você tentar contar na entrada das mercadorias possivelmente elas serão contadas duas vezes. Fique atento! 

3 – Tenha uma pessoa responsável pelo estoque

Para que sua empresa tenha um controle de estoque eficiente, conte com profissionais organizados e de confiança. Como empresário, você dificilmente terá tempo para estar ligado no seu estoque diariamente. Por isso, é essencial que um funcionário seja responsabilizado por esse setor. Caso não seja possível contratar alguém só para isso, passe a responsabilidade para algum funcionário confiável que não esteja sobrecarregado. Assim, você só precisará acompanhar seu trabalho.

4 – Planejar suas compras e organize o espaço físico de forma inteligente

É impossível ter um estoque organizado se você não pensar no seu espaço na hora de fazer compras. Só compre o que for possível guardar e valha a pena ter em estoque. Para se decidir, baseie-se no histórico de movimentação dos seus produtos e evite comprar por impulso.

Antes de iniciar a organização física do seu estoque, faça um planejamento. Já pense antes o lugar adequado para cada produto, mantenha produtos semelhantes perto uns dos outros, deixe mais acessíveis os itens que têm mais movimentação e cuide de manter um visual ordeiro no seu estoque. Isso vai agilizar todo seu trabalho – desde a organização até a venda – e ainda vai deixar o ambiente mais agradável para trabalhar.

5 – Defina controles periódicos

Estipule a contabilização dos materiais em estoque por período. Sendo que irá verificar o andamento e organização do seu estoque, assim será possível verificar possíveis desvios, bem como verificar se o estoque físico está de acordo com o controle. Também é muito útil para evidenciar falhas nas operações.

6 – Planeje as compras com base no histórico de vendas

Estoque parado é dinheiro parado. Por isso o reabastecimento deve ser feito com base nos históricos de movimentação, levando em conta critérios de sazonalidade para compras mais eficientes.

Alguns produtos podem ter muita saída em determinada época do ano, porém pode não ser necessário repor, então esteja atento aos relatórios de demanda e oferta para compras mais eficientes, evitando que o capital seja investido em mercadorias que não tenham saída.

7 – Limpeza e organização 

Antes de fazer o seu controle de estoque limpe e organize suas áreas de estoque. Se livre dos itens já expirados, acomode itens semelhantes próximos e sempre mantenha o que chegou primeiro na frente, para ser usado primeiro. Em geral arrume o local para melhorar a funcionalidade do estabelecimento e o controle de estoque do seu restaurante. 

8 – Padronização 

Tenha maior padronização em seu processos e custos. Para conseguir uma padronização nos processos realizados na cozinha e custos opte por utilizar a ficha técnica

A ficha técnica é um documento imprescindível em qualquer cozinha de restaurante.  Conhecer a margem real de lucro só é possível se você conhecer seu custo efetivo. E é aí que a ficha técnica atua, padronizando a forma de preparo e custos. 

Restaurantes bem sucedidos conseguem ter sucesso no mercado da alimentação por possuírem um sistema eficiente de controle dos seus custos. Basicamente o processo é saber o custo de cada ingrediente, a quantidade do ingrediente e em seguida adicionar todos estes dados a uma planilha, para assim obter o custo total da refeição. 

9 – Conte com relatórios no seu controle de estoque  

Conte com relatórios de estoque emitidos pelo Sischef. Tenha relatórios diários, semanais e mensais. Assim você irá padronizar os itens incluídos e a unidade de cada item. 

Use o Sischef para criar relatórios personalizados e acompanhar os resultados ao longo do tempo. 

10 –  Espaço físico para estoque do seu restaurante

Um erro comum dos restaurantes quando adquirem produtos dos fornecedores é o de querer aproveitar o menor preço e os descontos. Às vezes parece ser uma ótima oportunidade estocar grandes quantidades de produto, mas quando a mercadoria chega você percebe que não tem lugar para tudo. 

Aí é possível perder esses produtos pela má estocagem e até mesmo pelo prazo de validade. Atenção tanto para o estoque seco, como o das geladeiras e freezers. 

Dica extra: Possua um sistema para restaurantes que te ajude na organização

O controle de estoque com já falamos é algo de extrema importância para os restaurantes ou qualquer outro estabelecimento. Sendo um controle que deve ser realizado no dia-a-dia do restaurante. O Sischef é um completo sistema para o controle de estoque do seu restaurante ou similar. Com ele você pode gerenciar produtos, pedidos, compras, movimentações, fornecedores, relatórios e muito mais.

A informatização veio para ajudar e hoje em dia um sistema para restaurante é essencial para auxiliar no controle de estoque, assim como todo histórico de ingredientes ou prato, onde é oferecido relatórios detalhados.

A gestão e controle de estoque é algo complexo e que dá muito trabalho. Mas toda essa complexidade pode ser simplificada através de um sistema de gestão eficiente, como o Sischef, que oferece opções de controle que ajudem a organizar o estoque. Além de tudo isso ele ainda possui inúmeros relatórios, que podem ser uma mão na roda na hora de organizar o seu estoque.

Com isso você fará o controle de estoque do seu restaurante mais facilmente e ainda conseguirá estar de olho na cozinha, no atendimento, no bem estar e na satisfação do seu cliente.  

Saiba mais:

O Sischef possui o módulo de estoque completo para sua empresa, possibilitando acerto de estoque, extrato de entrada e saída de produtos, criação de produtos compostos, entrada de produtos e muito mais. Clique aqui para conhecer todos os recursos do sistema.

 

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2 Comments on “10 Dicas para fazer seu controle de estoque com eficiência”

  1. Gostei muito do quê está escrito a adorei mas uma que eu aprendi brigado que Deus abençoe

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