Dicas para fazer um controle de estoque com eficiência

A falta do controle de estoque, pode fazer seu negócio perder vendas e ainda, ficar com a imagem prejudicada no mercado. E o que dizer do prejuízo monetário?

Por outro lado, um estoque bem organizado oferece agilidade, simplifica todo o trabalho e reduz custos.

Entretanto, mesmo sabendo da importância de uma boa gestão ou controle de estoque muitos gestores não sabem que pontos devem ter maior cuidado. Até mesmo não sabem como fazer na prática, no dia a dia do restaurante, pizzaria, lanchonete ou similares.

Neste artigo abordamos os principais pontos que influenciam seu estoque, além de 5 dicas para ter uma melhor gestão de seu estoque.

O que é controle de estoque?

A gestão ou controle de estoque é a área responsável por controlar o fluxo de materiais dentro de um restaurante ou similar. Além disso permite que o gestor tenha conhecimento sobre a sazonalidade de itens, quais estão parados e quais representam oportunidades de vendas.

Um bom controle de estoque garante o bom funcionamento do seu restaurante. Pois o setor de compras terá maior precisão nas informações para realizar as compras. Além do gestor ter maiores informações sobre as mercadorias registradas no fluxo. O fluxo deve conter todas as entradas de mercadoria e saídas.

De toda forma controlar o estoque é identificar as suas movimentações e a chave para isso é controle de estoque. Isso garantirá a organização na hora das preparações, como também para que não faltem insumos para a realização dos pratos. Assim garante o bom funcionamento do seu restaurante e a satisfação do cliente.

Vantagens de fazer o controle do giro de estoque no seu restaurante

Além dos benefícios que já citamos acima, um estoque bem organizado e otimizado permite que o espaço seja melhor aproveitado. A organização do estoque garante uma melhor identificação, aumentando a produtividade e reduzindo perdas. Sendo assim, influencia diretamente na saúde da empresa. Pois com esse controle e organização é possível evitar compras em excesso.

Portanto, podemos dizer que assim os custos são reduzidos, a produtividade aumenta e as perdas também diminuem. Assim não deve pensar que é perda de tempo fazer essa organização, até porque estamos falando de um controle que irá ser aliada do setor de compras de uma empresa, do setor de produção, de atendimento e claro da gestão de finanças.

Pontos importantes para controlar o estoque no seu restaurante?

Para fazer o controle de estoque eficiente a muitos pontos que merecem sua maior atenção, veja alguns:

Gestão de insumos

É necessário entender a classificação dos insumos por importância, como os que não tem saída e os que representam grande parte das vendas. Partindo dos insumos você tem um maior entendimento de seu restaurante. Até porque, todo preparo e logística de estoque você irá partir do seu cardápio, ou seja, definindo o cardápio no seu restaurante, bar, pizzaria ou similar dá inicio ao seu controle de insumos.

Na gestão de insumos além de quantidade, preste atenção na qualidade, possíveis substituições e claro o que compõe cada prato. Na administração correta de insumos deve basear-se em alguns procedimentos básicos, como:

O que deve comprar e quando comprar;
Quem será o fornecedor e a procedência dele;
Qual o preço e a quantidade necessária;
Qual estrutura necessária para armazenamento.

O planejamento e controle devem ser feitos desde o momento da compra, passando por todas as etapas de produção até a finalização do prato. Siga essas etapas e tenha uma excelente gestão de insumos no seu restaurante.

Armazenamento

Escolha um espaço com boas condições e com fácil acesso aos itens. O espaço deve seguir as regras e cuidados exigidos pela ANVISA. Esse armazenamento interfere diretamente na qualidade dos produtos que são oferecidos ao cliente.

Os alimentos podem estragar por falha no armazenamento e no controle de estoque. Os locais de estocagem de alimentos, devem ser sempre limpos, ventilados e sem vazamentos.

Inventário

O inventário é uma listagem com todos os produtos armazenados em um estoque. O inventário identifica, classifica e determina o valor dos produtos. Devem ser separados por classificações, como: legumes, carnes, bebidas, materiais de limpeza, e itens de higiene.

Saiba a quantidade de cada produto. Sabendo disso, você pode analisar quais produtos possuem mais demanda. É recomendado fazer a conferência do inventário com frequência para poder ter esse controle.

Movimentação da Mercadoria

Um grande problema nos restaurantes são os produtos encalhados ou que não são repostos como deveriam . Assim, saber o que entra e o que sai e apenas uma parte da gestão. É preciso atualizar o estoque somente com o que é necessário para que o restaurante funcione em perfeito estado. Principalmente em épocas de crises econômicas, tenha somente o que é preciso para atender os clientes.

Entretanto, lembre-se que se não atender o seu cliente dentro do prazo ou não tiver o que ele precisa, o cliente irá buscar em outra empresa fazendo com que você o perca para sempre. Encontrar o equilíbrio nem sempre é fácil, então deixe de achismo e tenha dados, informações para assim estabelecer políticas para um completo controle de inventário.

Sistema para a gestão de estoque

Com a utilização de um sistema para restaurante você garante o registro de suas informações de estoque. Registrando os dados das entradas e das saídas de mercadorias, bem como as datas de vencimento, fica muito mais simples o controle do estoque.

Aliás, para conseguir ter um bom controle é necessário você utilizar um bom software para fazer a gestão deste estoque, com um bom software de gestão com apenas alguns cliques você consegue ver o que falta e comprar o que é necessário, se algum produto está próximo a data do vencimento, além de auxiliar na gestão financeira totalmente ligada ao estoque e perdas. Perdas essas minimizadas pelo sistema para restaurante, que garante melhor gestão.

Confira como fazer o controle de seu estoque assistindo o vídeo abaixo ou continue a leitura:

Bom, após entender a importância de um bom controle de estoque separamos dicas, confira abaixo:

1. Conheças as formas de realizar o controle de estoque

Antes de mais nada, é essencial que você saiba quais matérias primas e quantos produtos existem no seu estoque. Há muitas formas de realizar esse controle. Uma delas é PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai), que consiste em obedecer uma ordem, fazendo com que os itens que estão estocados a mais tempo sejam os primeiros a sair.

Essa metodologia pode também ser chamada de FIFO. Nela, os bens mais antigos vão para a frente das prateleiras para que sejam usados primeiro. Além disso, tenha um controle de tudo que você possui em estoque e cuide para não ter excessos.

Periodicamente escale funcionários para contar os produtos e montar relatórios de estoque. Assim você estará sempre consciente do que está sobrando e o que está faltando. Isso ajuda a programar suas compras e organizar o espaço físico.

2. Contagem de estoque

É necessário fazer uma contagem do estoque depois que fechar ou antes dele abrir. Você não conseguirá um controle preciso enquanto as mercadorias estão sendo vendidas. Escolha um dia, como exemplo, todas as terças-feiras, para fazer um novo inventário.

Aliás, independe o dia que você escolha, o importante é que haja constância.

Vale lembrar que contagem deve acontecer antes de uma nova remessa de mercadorias.

3. Tenha uma pessoa responsável pelo estoque

Para que sua empresa tenha um controle de estoque eficiente, conte com profissionais organizados e de confiança. Como empresário, você dificilmente terá tempo para estar ligado no seu estoque diariamente. Por isso, ter um funcionário responsável por esse setor é essencial.

Entretanto, caso não seja possível contratar alguém só para isso, terceirize para algum funcionário confiável que não esteja sobrecarregado. Assim, você só precisará acompanhar seu trabalho.

4. Planeje suas compras e organize o espaço físico de forma inteligente

Sobretudo, é impossível organizar o estoque se você não pensar no seu espaço na hora de fazer compras. Nesse sentido, só compre o que for possível guardar e valha a pena ter em estoque. Para se decidir, baseie-se no histórico de movimentação dos seus produtos e evite comprar por impulso.

Por isso, antes de iniciar a organização física do seu estoque, faça um planejamento. Já pense antes o lugar adequado para cada produto, mantenha produtos semelhantes perto uns dos outros, deixe mais acessíveis os itens que têm mais movimentação. Isso vai agilizar todo seu trabalho – desde a organização até a venda – e ainda vai deixar o ambiente mais agradável para trabalhar.

5. Defina controles periódicos

Estipule a contabilização dos materiais em estoque por período. Sendo que irá verificar o andamento e organização do seu estoque, assim será possível verificar possíveis desvios, bem como verificar se o estoque físico está de acordo com o controle. Também é muito útil para evidenciar falhas nas operações.

6. Planeje as compras com base no histórico de vendas

Estoque parado é dinheiro parado. Sendo assim, o reabasteça com base nos históricos de movimentação, levando em conta critérios de sazonalidade para compras mais eficientes.

Alguns produtos podem ter muita saída em determinada época do ano. Porém, pode ou não ser necessário repor, conforme a preferencia do cliente. Então, esteja atento aos relatórios de demanda para compras mais eficientes. Assim, o capital não é investido em mercadorias que não tem saída.

7. Limpeza e organização

Antes de fazer o controle de estoque limpe e organize suas áreas armazenamento.

Nesse sentido, itens já expirados devem ser descartados, itens semelhantes devem ser guardados próximos e o ideal é que aqueles que chegaram primeiro, fiquem na frente para serem usados primeiro. Em geral arrume o local para melhorar a a eficiência e o controle de estoque do seu restaurante.

8. Padronização

Tenha maior padronização em seu processos e custos. Para conseguir uma padronização nos processos realizados na cozinha e custos opte por utilizar a ficha técnica.

A ficha técnica é um documento imprescindível em qualquer cozinha de restaurante. Conhecer a margem real de lucro só é possível se você conhecer seu custo efetivo. E é aí que a ficha técnica atua, padronizando a forma de preparo e custos.

Restaurantes bem sucedidos conseguem ter sucesso no mercado da alimentação por possuírem um sistema eficiente de controle dos seus custos. Basicamente o processo é saber o custo de cada ingrediente, a quantidade do ingrediente e em seguida adicionar todos estes dados a uma planilha, para assim obter o custo total da refeição.

9. Conte com relatórios no seu controle de estoque

Acima de tudo, conte com relatórios de estoque emitidos pelo Sischef. Tenha relatórios diários, semanais e mensais. Assim, você irá padronizar os itens incluídos e a unidade de cada item.

Use o Sischef para criar relatórios personalizados e acompanhar os resultados ao longo do tempo.

10. Espaço físico para estoque do seu restaurante

Um erro comum dos restaurantes quando adquirem produtos dos fornecedores é o de querer aproveitar o menor preço e os descontos. Às vezes parece ser uma ótima oportunidade estocar grandes quantidades de produto, mas quando a mercadoria chega você percebe que não tem lugar para tudo.

Aí é possível perder esses produtos pela má estocagem e até mesmo pelo prazo de validade. Atenção tanto para o estoque seco, como o das geladeiras e freezers.

Dica extra: Possua um sistema para restaurantes que te ajude na organização

Em suma, o controle de estoque como já falamos é algo de extrema importância para os restaurantes ou qualquer outro negócio. Por isso, faça-o diariamente. O Sischef é um completo sistema para o controle de estoque do seu restaurante ou similar. Com ele você pode gerenciar produtos, pedidos, compras, movimentações, fornecedores, relatórios e muito mais.

A gestão e controle de estoque é algo complexo e que dá muito trabalho. No entanto, o Sischef é um sistema que simplifica toda essa complexidade, por ser um sistema de gestão eficiente, que oferece opções de controle que ajudem a organizar tudo. Além de tudo isso, ele ainda possui inúmeros relatórios, que podem ser uma mão na roda na hora da organização.

Com isso você fará o controle de estoque do seu restaurante mais facilmente e ainda conseguirá estar de olho na cozinha, no atendimento, no bem estar e na satisfação do seu cliente.

Saiba mais:

O Sischef possui o módulo de estoque completo para sua empresa, possibilitando acerto de estoque, extrato de entrada e saída de produtos, criação de produtos compostos e muito mais. Clique aqui para conhecer todos os recursos do sistema.

Como fazer um controle de estoque com eficiência