Entenda contas a pagar e receber no seu restaurante

Luan SantosFiscal, GestãoLeave a Comment

Imagem maior parte branca puxando para um filtro amarelado com um gráfico de barras representando a gestão, uma mão masculina segurando uma caneta sobre o gráfico. Contas a pagar e receber para seu restaurante

Não importa o porte de seu restaurante, elaborar a gestão de contas a pagar e a receber de um negócio é uma missão que requer certos cuidados. Se você souber quais são as entradas e saídas no mês seguinte já é um passo, porém é preciso, se planejar para que não falte dinheiro.

É um processo gerencial que tem por objetivo controlar de forma a antecipar e gerar uma previsão das obrigações que temos durante o mês ou período.

Lembre-se que um bom controle financeiro pode ajudar seu restaurante a crescer, pois lhe ajuda a economizar, sendo assim lhe da margem para investir em melhorias.

Ocorre que nem sempre essa gestão financeira é uma missão fácil e, por isso, neste artigo iremos lhe apresentar de forma simples o que são contas a pagar e a receber e como fazer o controle no seu restaurante.

Contas a pagar

Contas a pagar é tudo aquilo que seu restaurante deve em contas e obrigações.

São basicamente as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores e funcionários. Vão desde a compra de mercadorias e pagamento de salários, até a manutenção da empresa.

O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa. Normalmente, é algo que envolve grande quantidade de dinheiro, e qualquer erro pode trazer grandes prejuízos. Finanças mal geridas podem levar à falência.

Geralmente, as empresas têm dinheiro para pagar esses compromissos, o que acontece é falta de organização. Ter total controle e fazer um planejamento para que as contas sejam pagas em dia, sem deixar o caixa desfalcado ou ter que ficar pagando juros, é essencial para uma eficiente gestão financeira.

Os maiores problemas em Contas a Pagar:

Entrada de dados manual e erro humano: Uma das tarefas mais tediosas e que exigem a atenção em contas a pagar é justamente a inserção dos dados de entrada, aprovação e pagamento de uma fatura de um fornecedor. Essa tarefa que é aparentemente muito simples, consome recursos e também abre espaço para os erros. Se a sua organização depende de documentos em papel e e-mails em contas a pagar, a probabilidade de erros no contas a pagar aumenta exponencialmente. A maneira mais fácil de reduzir os erros manuais, é através da automação. Por exemplo: Usar um sistema de pedidos pode ajudar a digitalizar e automatizar a maioria das etapas do processo, o que deixa pouco espaço para erros manuais.

Desafios de gestão da informação: Uma única compra pode facilmente pode gerar facilmente entre dois e dez documentos. Como os documentos são importantes eles devem ser armazenados por um tempo bastante longo, e eles acumulam ano após ano. Não só custa muito dinheiro armazenar esses documentos, mas com o tempo fica mais difícil de acompanhar, acessar e gerenciar esses documentos. E isso pode ter um enorme impacto sobre a eficiência do departamento de contas a pagar no longo prazo. A solução para esse problema passa pela digitalização dos documentos. O uso de um servidor seguro para armazenar esses documentos é imprescindível.

Processamento de pagamento ineficiente: Os atrasos dos pagamentos aos fornecedores podem ter consequências bem amargas. O fornecedor pode bloquear sua conta ou sua empresa pode ser penalizada por pagamento atrasado. A sua empresa também pode ter sua reputação prejudicada, ficando visível como mal pagador. Da mesma forma, os pagamentos duplicados podem afetar o fluxo de caixa e ter um efeito negativo sobre a credibilidade das pessoas responsáveis por isso na empresa. A razão comum para isso são pagamentos perdidos, pagamentos duplicados, pagamentos manuais, para fornecedores que são definidos como débito direto, por exemplo. A solução para esse problema, é essencial reduzir os casos de pagamentos duplicados, garantir que os fornecedores enviem os dados corretos no início e criar um processo mais simples para aprovação dos pagamentos pendentes. Empresas estão eliminando esse problema através de um sistema de contas a pagar e receber.


Contas a receber

Contas a receber engloba todos os valores que seu restaurante tem a receber dos clientes.

É o tipo de conta onde são registradas as entradas (aumentos) e as baixas (reduções) das vendas de uma empresa. Relacionados com a venda de conceitos diferentes de produtos ou serviços.

Logo, o cálculo que resulta nesses acréscimos e deduções é denominado contas a receber, visto que o resultado final de tudo, ou seja, a receita menos os valores que são denominados despesas, resultam no valor de saldo total.

No caso de as receitas não superarem as despesas, o resultado pode inclusive, ser negativo, o que demonstra o quanto o financeiro se encontra em desiquilíbrio, e que será necessária alguma ação para revertê-lo.

Dicas de Contas a Receber

Organize suas contas a receber: Organizar os valores referentes aos seus clientes inclui separar, de forma adequada, todos os valores a receber. Assim, você terá uma ideia de quando serão os vencimentos e se houver algum atraso, será possível cobrar o cliente inadimplente.

Com esta organização, também será possível conhecer melhor as características de cada cliente, o que permite separá-los e criar um ranking com os melhores pagadores.

Estruturar seu departamento de contas a receber: Defina uma rotina com seu departamento de contas a receber, invista na emissão de relatórios e conferência diária dos títulos que foram recebidos e já combine uma estratégia que será utilizada para a cobrança dos valores em atraso. Lembre-se que um bom fluxo no recebimento dos clientes é essencial para a sua correta gestão de fluxos financeiros, já que se você não recebe, não haverá recursos para arcar com as suas contas.

Usar o fluxo de caixa: Como você viu, é comum que alguns clientes, por engano ou falta de organização, simplesmente se esqueçam de pagar, o que também pode ocorrer na sua empresa. Assim, é primordial que, além de investir em cobranças, você tenha o seu fluxo de caixa bem estruturado e organizado.

Com as diversas oportunidades que o fluxo de caixa permite, como análise por tipo de recebimento, separação por tipo de cliente e projeções, você pode monitorar constantemente estes valores e sempre estar atento a qualquer movimentação que afete suas finanças.

Cobrar seus clientes: Apesar de não ser uma situação agradável, é preciso cobrar os seus clientes. Considerando que você já se organizou, conhece os clientes e sabe que os títulos estão em atraso, é preciso definir uma forma de cobranças destes valores.

Muitas vezes, os atrasos acontecem por puro esquecimento ou por falta de organização do cliente. Então, é preciso entrar em contato com ele e entender o que houve para negociar a quitação do título em atraso.

Investir em serviços especializados: Caso os atrasos sejam reincidentes ou muito comuns, que tal estabelecer cláusulas mais rígidas nos contratos ou criar uma política de crédito para seus clientes? É preciso criar mecanismos para evitar a inadimplência e proteger o seu negócio.

Além disso, a contratação de serviços especializados ou até mesmo de uma assessoria jurídica pode ser benéfica para o seu negócio.

Oferecer vantagens aos seus clientes: Oferecer vantagens para seus clientes pode ser uma excelente alternativa para driblar a inadimplência. Foque nos pagamentos antecipados, oferecendo descontos e vantagens para seus clientes e busque também favorecer aqueles que têm histórico de bons pagadores, oferecendo a eles condições especiais de pagamento, juros e prazo.

Valorize os seus melhores clientes e demonstre para os outros que os pagamentos em dia promovem uma relação benéfica para ambos os lados.

Como fazer esse controle de contas a pagar e receber

É preciso dedicar uma parte do seu tempo todos os dias para cuidar e manter esse controle, assim, sempre que precisar dessas informações elas estarão disponíveis e atualizadas, auxiliando na tomada de decisões e próximos passos a seguir na empresa.

Fazer controle básico de contas a pagar e a receber já evita problemas futuros e desfalques no caixa.

O uso de anotações em cadernos ou rascunhos para o controle de contas a pagar e receber, estão sujeitos a muitos erros e problemas, pois geralmente é muito difícil manter tudo em ordem, e principalmente encontrar as informações necessárias na hora em que precisar.

Para melhor gerir as contas a pagar e receber de seu restaurante conte com o sistema de controle financeiro do Sischef que contem excelentes ferramentas para total controles de suas despesas, de uma maneira fácil e intuitiva, com todas as vantagens de um sistema gerencial em nuvem pode oferecer. Você tem a possibilidade de verificar suas finanças onde quer que você esteja, seja em casa, no escritório ou durante as férias.

Veja abaixo como o sistema Sischef funciona no lançamento das contas de seu restaurante:

  • Como lançar contas a receber pelo Sischef clique aqui.
  • Como lançar contas a pagar pelo Sischef clique aqui.

Por que você deve controlar as contas a pagar e receber no seu restaurante?

Primeiramente, você deve manter um controle de contas a pagar e receber em seu restaurante, para identificar todas as obrigações de um determinado período, então você saberá exatamente quanto tem para pagar e o que tem a receber em determinado período.

Além disso, você também pode:

  • Verificar as contas que não foram pagas
  • Não permitir a perda de prazos dos pagamentos
  • Antecipar-se a uma possível falta de dinheiro

Caso você perceba que seu negócio tem algum “nível de inadimplência”, comece a registrar todos os valores, isso vai te ajudar a identificar esse problema!

Um exemplo, foi de um gestor de food service que quase teve um “piripaque”, quando teve ciência ao utilizar o sistema Sischef para lançar suas contas a pagar e receber, que os valores de inadimplentes eram superiores a um mês inteiro de faturamento!

Então pense comigo: ele tinha o mês inteiro de faturamento que clientes não estavam pagando simplesmente pela falta desse controle. Se ele tivesse este controle desde o início, com certeza não teria deixado chegar neste nível. Então veja como é extremamente importante essa questão estrategicamente falando e para resolver essa perspectiva no seu restaurante conte com um sistema de contas a pagar e receber do Sischef.

Dicas finais

Lance detalhadamente

Mesmo que os dados não sejam 100% previsíveis, lance em sua planilha ou melhor em seu sistema de gestão de contas a pagar e receber o mais detalhado possível.

Ex.: ao invés de lançar apenas o valor total de salários, faça o cadastro de salário de cada colaborador. Caso um novo seja contratado, cadastre os salários desta pessoa também. Sabemos que isso pode parecer chato e trabalhoso, mas você precisa entender essa importância.

Prazo de seis meses a um ano

É interessante que você consiga manter suas contas a pagar e receber de seis a doze meses para frente.

A dica é: em janeiro, você faz um previsão até dezembro. Em junho, que é a metade desse período, você revisa e atualiza a previsão até a metade do ano seguinte, o que vai se tornando um processo rotineiro e prático. Lembre-se de tornar sua gestão financeira de uma forma prática.

Estime valores

Você não sabe quanto vai vir de conta de luz ou água, mas isto não é motivo para deixar de fazer tal previsão. Utilize valores médios… Coloque até o final do ano uma média do valor dessa conta de luz. Utilize os últimos meses e efetue o calculo médio para sua previsão.

Confira abaixo o material que preparamos para facilitar o controle de suas contas a pagar e receber no seu restaurante.

Baixe nossa Planilha de Contas a Pagar e a Receber Grátis para Download:

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