Entenda contas a pagar e receber no seu restaurante

Contas a pagar Contas a pagar é tudo aquilo que seu restaurante deve em contas e obrigações. São basicamente as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores e funcionários. Vão desde a compra de mercadorias e pagamento de salários, até a manutenção da empresa. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa. Normalmente, é algo que envolve grande quantidade de dinheiro, e qualquer erro pode trazer grandes prejuízos. Finanças mal geridas podem levar à falência. Geralmente, as empresas têm dinheiro para pagar esses compromissos, o que acontece é falta de organização. Ter total controle e fazer um planejamento para que as contas sejam pagas em dia, sem deixar o caixa desfalcado ou ter que ficar pagando juros, é essencial para uma eficiente gestão financeira.

Os maiores problemas em Contas a Pagar:

Entrada de dados manual e erro humano

Uma das tarefas mais tediosas e que exigem a atenção em contas a pagar é justamente a inserção dos dados de entrada, aprovação e pagamento de uma fatura de um fornecedor. Essa tarefa que é aparentemente muito simples, consome recursos e também abre espaço para os erros. Se a sua organização depende de documentos em papel e e-mails em contas a pagar, a probabilidade de erros no contas a pagar aumenta exponencialmente. A maneira mais fácil de reduzir os erros manuais, é através da automação. Por exemplo: Usar um sistema de pedidos pode ajudar a digitalizar e automatizar a maioria das etapas do processo, o que deixa pouco espaço para erros manuais.

Desafios de gestão da informação

Uma única compra pode facilmente pode gerar facilmente entre dois e dez documentos. Como os documentos são importantes eles devem ser armazenados por um tempo bastante longo, e eles acumulam ano após ano. Não só custa muito dinheiro armazenar esses documentos, mas com o tempo fica mais difícil de acompanhar, acessar e gerenciar esses documentos. E isso pode ter um enorme impacto sobre a eficiência do departamento de contas a pagar no longo prazo. A solução para esse problema passa pela digitalização dos documentos. O uso de um servidor seguro para armazenar esses documentos é imprescindível.

Processamento de pagamento ineficiente

Os atrasos dos pagamentos aos fornecedores podem ter consequências bem amargas. O fornecedor pode bloquear sua conta ou sua empresa pode ser penalizada por pagamento atrasado. A sua empresa também pode ter sua reputação prejudicada, ficando visível como mal pagador. Da mesma forma, os pagamentos duplicados podem afetar o fluxo de caixa e ter um efeito negativo sobre a credibilidade das pessoas responsáveis por isso na empresa. A razão comum para isso são pagamentos perdidos, pagamentos duplicados, pagamentos manuais, para fornecedores que são definidos como débito direto, por exemplo. A solução para esse problema, é essencial reduzir os casos de pagamentos duplicados, garantir que os fornecedores enviem os dados corretos no início e criar um processo mais simples para aprovação dos pagamentos pendentes. Empresas estão eliminando esse problema através de um sistema de contas a pagar e receber.

Contas a receber

Contas a receber engloba todos os valores que seu restaurante tem a receber dos clientes. É o tipo de conta onde são registradas as entradas (aumentos) e as baixas (reduções) das vendas de uma empresa. Relacionados com a venda de conceitos diferentes de produtos ou serviços. Logo, o cálculo que resulta nesses acréscimos e deduções é denominado contas a receber, visto que o resultado final de tudo, ou seja, a receita menos os valores que são denominados despesas, resultam no valor de saldo total. No caso de as receitas não superarem as despesas, o resultado pode inclusive, ser negativo, o que demonstra o quanto o financeiro se encontra em desiquilíbrio, e que será necessária alguma ação para revertê-lo.

Dicas de Contas a Receber

Organize suas contas a receber

Organizar os valores referentes aos seus clientes inclui separar, de forma adequada, todos os valores a receber. Assim, você terá uma ideia de quando serão os vencimentos e se houver algum atraso, será possível cobrar o cliente inadimplente. Com esta organização, também será possível conhecer melhor as características de cada cliente, o que permite separá-los e criar um ranking com os melhores pagadores.

Estruturar seu departamento de contas a receber

Defina uma rotina com seu departamento de contas a receber, invista na emissão de relatórios e conferência diária dos títulos que foram recebidos e já combine uma estratégia que será utilizada para a cobrança dos valores em atraso. Lembre-se que um bom fluxo no recebimento dos clientes é essencial para a sua correta gestão de fluxos financeiros, já que se você não recebe, não haverá recursos para arcar com as suas contas.

Usar o fluxo de caixa

Como você viu, é comum que alguns clientes, por engano ou falta de organização, simplesmente se esqueçam de pagar, o que também pode ocorrer na sua empresa. Assim, é primordial que, além de investir em cobranças, você tenha o seu fluxo de caixa bem estruturado e organizado. Com as diversas oportunidades que o fluxo de caixa permite, como análise por tipo de recebimento, separação por tipo de cliente e projeções, você pode monitorar constantemente estes valores e sempre estar atento a qualquer movimentação que afete suas finanças.

Cobrar seus clientes

Apesar de não ser uma situação agradável, é preciso cobrar os seus clientes. Considerando que você já se organizou, conhece os clientes e sabe que os títulos estão em atraso, é preciso definir uma forma de cobranças destes valores. Muitas vezes, os atrasos acontecem por puro esquecimento ou por falta de organização do cliente. Então, é preciso entrar em contato com ele e entender o que houve para negociar a quitação do título em atraso.

Investir em serviços especializados

Caso os atrasos sejam reincidentes ou muito comuns, que tal estabelecer cláusulas mais rígidas nos contratos ou criar uma política de crédito para seus clientes? É preciso criar mecanismos para evitar a inadimplência e proteger o seu negócio. Além disso, a contratação de serviços especializados ou até mesmo de uma assessoria jurídica pode ser benéfica para o seu negócio.

Oferecer vantagens aos seus clientes

Oferecer vantagens para seus clientes pode ser uma excelente alternativa para driblar a inadimplência. Foque nos pagamentos antecipados, oferecendo descontos e vantagens para seus clientes e busque também favorecer aqueles que têm histórico de bons pagadores, oferecendo a eles condições especiais de pagamento, juros e prazo. Valorize os seus melhores clientes e demonstre para os outros que os pagamentos em dia promovem uma relação benéfica para ambos os lados.

Como fazer esse controle de contas a pagar e receber

É preciso dedicar uma parte do seu tempo todos os dias para cuidar e manter esse controle, assim, sempre que precisar dessas informações elas estarão disponíveis e atualizadas, auxiliando na tomada de decisões e próximos passos a seguir na empresa. Fazer controle básico de contas a pagar e a receber já evita problemas futuros e desfalques no caixa. O uso de anotações em cadernos ou rascunhos para o controle de contas a pagar e receber, estão sujeitos a muitos erros e problemas, pois geralmente é muito difícil manter tudo em ordem, e principalmente encontrar as informações necessárias na hora em que precisar. Para melhor gerir as contas a pagar e receber de seu restaurante conte com o sistema de controle financeiro do Sischef que contem excelentes ferramentas para total controles de suas despesas, de uma maneira fácil e intuitiva, com todas as vantagens de um sistema gerencial em nuvem pode oferecer. Você tem a possibilidade de verificar suas finanças onde quer que você esteja, seja em casa, no escritório ou durante as férias. Veja abaixo como o sistema Sischef funciona no lançamento das contas de seu restaurante:

• Como lançar contas a receber pelo Sischef clique aqui.
• Como lançar contas a pagar pelo Sischef clique aqui.

Por que você deve controlar as contas a pagar e receber no seu restaurante?

Primeiramente, você deve manter um controle de contas a pagar e receber em seu restaurante, para identificar todas as obrigações de um determinado período, então você saberá exatamente quanto tem para pagar e o que tem a receber em determinado período. Além disso, você também pode:

• Verificar as contas que não foram pagas
• Não permitir a perda de prazos dos pagamentos
• Antecipar-se a uma possível falta de dinheiro

Caso você perceba que seu negócio tem algum \”nível de inadimplência\”, comece a registrar todos os valores, isso vai te ajudar a identificar esse problema! Um exemplo, foi de um gestor de food service que quase teve um \”piripaque\”, quando teve ciência ao utilizar o sistema Sischef para lançar suas contas a pagar e receber, que os valores de inadimplentes eram superiores a um mês inteiro de faturamento! Então pense comigo: ele tinha o mês inteiro de faturamento que clientes não estavam pagando simplesmente pela falta desse controle. Se ele tivesse este controle desde o início, com certeza não teria deixado chegar neste nível. Então veja como é extremamente importante essa questão estrategicamente falando e para resolver essa perspectiva no seu restaurante conte com um sistema de contas a pagar e receber do Sischef.

Dicas finais

Lance detalhadamente

Mesmo que os dados não sejam 100% previsíveis, lance em sua planilha ou melhor em seu sistema de gestão de contas a pagar e receber o mais detalhado possível. Ex.: ao invés de lançar apenas o valor total de salários, faça o cadastro de salário de cada colaborador. Caso um novo seja contratado, cadastre os salários desta pessoa também. Sabemos que isso pode parecer chato e trabalhoso, mas você precisa entender essa importância.

Prazo de seis meses a um ano

É interessante que você consiga manter suas contas a pagar e receber de seis a doze meses para frente. A dica é: em janeiro, você faz um previsão até dezembro. Em junho, que é a metade desse período, você revisa e atualiza a previsão até a metade do ano seguinte, o que vai se tornando um processo rotineiro e prático. Lembre-se de tornar sua gestão financeira de uma forma prática.

Estime valores

Você não sabe quanto vai vir de conta de luz ou água, mas isto não é motivo para deixar de fazer tal previsão. Utilize valores médios… Coloque até o final do ano uma média do valor dessa conta de luz. Utilize os últimos meses e efetue o calculo médio para sua previsão. Confira abaixo o material que preparamos para facilitar o controle de suas contas a pagar e receber no seu restaurante.

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Leia também:

• Como administrar um restaurante
• O que é \’\’sangria de caixa\’\’?

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