A importância e a diferença entre Ficha Técnica e Composição de Produtos

Nayara Vasconcelos RodriguesAutomação, Gestão, Sistema para restauranteLeave a Comment

ficha técnica

Trabalhar e gerir um food service não é nada fácil, ainda mais se você ainda não possui experiência no ramo. Também será difícil sem contar com o conhecimento de algumas práticas administrativas da área.

Uma famosa, mas nem sempre aplicada, é a ficha técnica. A princípio, muitos food services deixam essa de lado já que, ela exige um certo empenho para a sua gestão. Aliás, muitos lugares não só a deixam de fora, como também a confundem com a composição dos produtos.

Você, hoje, sabe dizer qual é a diferença de um para o outro? Não?

Sem problemas!

Estamos aqui hoje para tirar suas dúvidas e para te ajudar a montar essas duas práticas. Lembrando que, elas são de extrema importância para o crescimento do seu negócio. Então, continue a leitura até o fim.

Aliás, vamos também te mostrar como você pode montar uma ficha técnica e cadastrar os produtos que compõe os seus pratos no sistema Sischef.

Dessa forma, nesse artigo falaremos sobre:

O que é uma Ficha Técnica?

Você está a alguns anos no ramo do food service? Ainda acredita que a ficha técnica dos seus pratos são praticamente receitas?

Então! Como podemos dizer isso? Ela definitivamente não é!

A ficha técnica é um documento e uma ferramenta de administração.

Ela se aplica sobre todos os pratos preparados no seu negócio. Afinal, é por meio dela que é possível chegar a um preço lucrativo e ao mesmo tempo “justo”.

Aliás, ela se destaca pela sua função de padronizar as receitas, garantindo sempre os mesmos sabores e qualidade.

Sobretudo, a padronização – fortemente presente quando se trabalha com a preparação e venda de alimentos – é um dos fatores responsável por fidelizar clientes.

Por exemplo, se um cliente vai até o seu food service e se encanta pelos sabores de um prato, quando voltar, ele vai esperar pelos mesmos sabores.

Não ser capaz de entregar isso, será frustrante para esse cliente. Logo, ele vai chegar à conclusão de que a qualidade do preparo caiu, ou que ainda, está sendo enganado por você.

Pensando dessa forma, avise o cliente sempre que algo for alterado de maneira proposital, como a fórmula e o tamanho.

Food Services trabalham com fichas técnicas.

Uma ficha técnica completa garante uma precificação de produto exata.

De antemão, por ter os ingredientes e o modo de preparo anotados nela, para os iniciantes, pode ser fácil confundir a ficha técnica com a receita ou com a composição do produto.

No entanto, a ficha técnica vai muito além e traz informações importantes. Podemos dizer que ela é o documento de identidade de um prato específico.

Quer saber como elaborar uma ficha técnica? Nós já vamos te mostrar. Porém, antes de tudo, queremos que você repita esse mantra com a gente:

“Meu food service trabalha com fichas técnicas.”

Agora sim, vamos lá!

Como elaborar uma ficha técnica?

Definitivamente, uma ficha técnica é importante e diferente de uma receita ou composição de produto.

Saber como elaborar uma é essencial.

Então, agora vamos passar para a prática. Vamos montar uma ficha técnica.

Nela deve conter:

1. Foto

A foto é  crucial, principalmente para pratos que levam decoração como bolos e tortas.

Dessa forma, é possível se basear nela para repetir de maneira idêntica ou semelhante a aparência do pedido.

Sendo assim, nada de utilizar uma imagem muito pequena ou de baixa qualidade.

2. Nome da receita e tamanho

Essa parte não tem muito segredo, certo?

Os nomes dos seus pratos servem para os identificar. Eles devem estar em sua ficha técnica assim como o tamanho do prato – p, m, g. Coloque esses dois dados no topo da sua ficha para facilitar a identificação por outros funcionários.

3. Rendimento e peso

Também cruciais, o rendimento e o peso, na ficha técnica, ajudam a calcular o quando deve ser produzido para atender a demanda do cliente.

4. Custo total da receita

Do mesmo modo, ter o custo total da receita é de extrema valia. Assim, você não corre o risco de errar os cálculos e sair no prejuízo.

5. Tipo de Embalagem e valor

Apenas food services com atendimento presencial que não utilizam nenhum tipo de embalagem podem remover esse item de suas fichas.

Já para food services, que atendem a take-away, delivery e ou misto – que trabalham com mais de uma das opções anteriores – devem incluir qualquer tipo de embalagem que usem e seus custos nas fichas.

6. Ingredientes especificados

Em primeiro lugar, vale dizer que todos os dados da ficha são essenciais, todavia, os ingredientes e suas especificações são fundamentais. Nesta parte, você vai precisar incluir:

  • Nome bem definido:

Ou seja, nada de ser genérico! Evite colocar um nome que pode ser entendido de maneira errada.

Por exemplo, se você precisa de açúcar, coloque na ficha qual tipo de açúcar será – açúcar branco refinado; açúcar branco cristal; mascavo e etc.

  • Marca:

Mostre na sua ficha técnica se será necessário comprar um ingrediente de uma marca específica. Essa parte é primordial, para manter a qualidade do prato. Defina como “qualquer”, marcas que não interferem na qualidade final do prato.

  • Tipo de embalagem:

Aqui é simples, você deve registrar em que tipo de embalagem o insumo é fornecido. Por exemplo, ovos vêm em bandeja, açúcar em pacote, doce de leite em pote, e etc.

  • Preço da embalagem fechada:

Do mesmo modo que o item anterior, esse é bem simples. Como o nome já diz, você vai apenas indicar qual é o valor do produto na embalagem fechada.

  • Conteúdo da embalagem:

De antemão, é necessário indicar qual é a quantidade exata do conteúdo na embalagem. Sendo assim, não vale “chutar”.  Exemplo: óleo com 900(ml); ovos com 12 (un); açúcar com 5(kg); leite condensado com 395(g) e etc.

  • Unidade de medida:

Esta parte é complementar ao item anterior e vai dizer se o conteúdo se define como unidades(un), gramas(g), quilogramas(kg), litros(L),mililitros(ml), etc.

  • Quantidade necessária:

Neste ponto, você deve anotar o quanto uma receita irá precisar, exatamente, daquele produto. Nada de identificar como uma xícara ou uma colher, identifique tudo pela sua quantidade ou unidade de medida. Por exemplo, 300g de farinha; 20ml de limão; 2 unidades de ovos.

  • Custo do ingrediente:

Agora, corre e pega a calculadora!

Você não quer sair no prejuízo, não é? Então sim, você vai precisar fazer as contas exatas.

Mas como?

O cálculo deve ser feito da seguinte forma: valor da embalagem inteira dividido pela quantidade da embalagem, vezes a quantidade utilizada na receita.

O cálculo deve ser feito com todos os insumos da ficha.

Contudo é importante dizer que será necessário fazer a conversão de unidade em vários casos. Transforme quilograma(kg) em grama(g) e litro(L) em mililitro(ml). Seja como for, essa transformação é simples, já que sabemos que 1kg é igual a 1.000g e 1L é igual a 1.000ml.

7. Gastos adicionais.

Os gastos adicionais são todos aqueles que estão além dos gastos com insumos do prato. São os gastos com gás, conta de energia elétrica, conta de água, aluguel e etc

Contudo, a média com esses gastos, precisa de um pouco mais de esforço para ser calculada.

8. Mão de obra

Este item é mais fácil calcular. Nesse sentido, basta saber quanto o seu funcionário ganha por minuto, e multiplicar pelo tempo médio do preparo do prato.

Seja como for, neste caso, é significativo destacar a necessidade de se contratar bons funcionários. Isso tudo pois, funcionários sem experiência, ou sem dom para praticar a função, podem custar muito mais caro em uma receita do que o esperado, te deixando no prejuízo.

9. Lucro

Acrescente o valor de lucro que você deseja adquirir sobre a venda.

10. Utensílios utilizados

Posteriormente, você vai indicar em sua ficha todos os utensílios utilizados para a preparação do prato – colheres medidoras; copos medidores; formas; panelas; espátulas; etc.

11. Equipamentos utilizados

Sim, apesar de óbvia, você precisa apontar os equipamentos.

Esse tipo de indicação adianta o processo de preparação. Vale destacar também que, para que você possa lucrar mais, economizando com a mão de obra, disponibilize mais de um equipamento de cada tipo para sua equipe. Eventualmente, nesse sentido, seus funcionários podem preparar duas receitas dentro do tempo de uma.

12. Modo de preparo

Por último, descreva de maneira exata o passo a passo da preparação da sua receita. Indique modo de misturar, a temperatura, o tempo e etc.

São muito os detalhes, não são?

Ainda, nesse ínterim, graças a uma ficha técnica muito bem feita, você chegará ao preço de venda ideal.

Não está com tempo de criar uma ficha técnica? Preparamos um modelo para você usar no seu food service. Clique aqui.

Ficha técnica em formato docx.

Ficha técnica no Sischef.

Dentro do Sischef, você irá montar a sua ficha técnica na opção Receitas.

Para isso, você precisa acessar a sua conta, clicar em cadastros e em seguida em receitas.

Depois, você clicará em nova receita.

Na página receitas, você deve preencher todos os dados. Inclua nas observações informações como modo de preparo, utensílios e equipamentos.

Cadastre, antes, os insumos no sistema. Registre também a mão de obra e gastos adicionais no sistema como produtos.

Ficou em dúvida sobre como montar a sua ficha técnica no Sischef? Deixe um comentário pra gente.

Atualização de preços na ficha técnica.

Preços mudam, então não se esqueça de sempre atualizar os valores na ficha técnica. Aliás, isso não significa que você vai sempre repassar preços diferentes ao seus clientes.

Nesse caso, quando houver mudanças de preços dos insumos, na maioria das vezes, você deve descontar em seu lucro. Porém, verifique até quanto é possível absorver dos aumentos dos insumos no lucro.

Além disso, o fator de correção também precisa estar presente e ser levado em consideração.

Mas o que é o fator de correção?

Ele é aquilo que precisa ser comprado a mais devido a certeza de que algo não poderá ser utilizado em sua totalidade, como uma caixa de morangos, ou como legumes que serão descascados.

Logo, se uma receita leva um quilo de batatas e você compra exatos um quilo, ao descascar as batatas, você vai perder algumas gramas, que certamente vão alterar a receita.

Então, para resolver esse caso, seria necessário contar com o fator de correção. Portanto, para esse tipo de insumo, você sempre vai incluir a quantidade que será comprada a mais na ficha. Isso, para chegar à receita exata e para que você não saia no prejuízo.

Garantindo o lucro e a qualidade dos pratos.

Dentro da ficha técnica os produtos, marca, tipo de embalagem, conteúdo da embalagem, unidade de medida, quantidade necessária, modo de preparo, utensílios e equipamentos devem sempre ser mantidos os mesmos. Isso tudo em prol da padronização e garantia da qualidade.

Os ingredientes não devem ser substituídos por ingredientes de qualidade inferior e mais baratos afim de diminuir os gastos com insumos que ficaram mais caros.

Igualmente, os custos adicionais não podem ser excluídos, já que esses devem sempre ser pagos ao fim do mês.

Também, não existe forma de economizar na mão de obra, já que os salários devem ser pagos. Aliás, para manter a qualidade, bons funcionários devem ser contratados.

Caso os valores dos insumos sofram alteração, assim como os gastos adicionais e salários, os únicos itens que pode sofrer mudanças, para que os valores não sejam repassados para os clientes, são o lucro e o preço final.

Por fim, destacamos também que, a diferença de valores de insumos em promoção – com os valores abaixo dos valores registrados na fica técnica – não devem ser calculados, indo direto para a fatia de lucro.

Ficha Operacional

Remova todos os preços da ficha operacional.

Tal qual falamos antes, a ficha técnica é um documento administrativo. Por isso, ela deve ser restrita a funcionários que tenham essa função.

Agora, você deve estar se perguntando em como passar essas informações para sua equipe da cozinha.

Para tanto, você deve preparar um espelho da ficha técnica. Essa é chamada de ficha operacional, e deve ficar disponível na cozinha.

Nela não devem conter dados como os preços. Então, inclua apenas foto, os ingredientes, utensílios, equipamentos, o modo de preparo e observações.

Quando finalizada, em primeiro lugar, é crucial instruir a equipe a ler a ficha operacional completa. Isso tudo, antes de iniciar, pela primeira vez, a preparação de algum prato. Em seguida, peça que informem se algo não está bem claro. Caso não esteja, explique e faça as alterações necessárias.

Também preparamos uma ficha operacional para você. Clique aqui.

Composição de produtos

As composições do produtos, sobretudo, são tabelas com informações que contém todos os ingredientes que compõe um prato.

Esses dados são indispensáveis para você e seus clientes.

Para você, saber do que são feitos os insumos, pode garantir maior harmonização na hora da preparação das receitas.

Já para seus clientes, pode ser garantia de saúde. E especialmente nesse caso, algumas situações de risco, como crises alérgicas, podem ser evitadas.

Portanto, informe sempre, todos os ingredientes que compõe um prato.

Dessa forma, agora ficou fácil diferenciar uma ficha técnica de uma tabela de composição, certo?

Composição de produtos dentro Sischef

Dentro do Sischef, registrar a composição dos produtos irá te ajudar, acima de tudo, a dar entrada ou baixa nos produtos do estoque quando você registrar determinada produção ou venda.

Por exemplo, caso você tenha feito o cadastro correto de toda a composição de um salgado como a coxinha, assim que você indicar no sistema que deu início a uma receita de coxinha, o sistema computará o que está saindo do seu estoque – ingredientes para fazer o salgado – e o que está entrando – o salgado em si, para ser vendido ao cliente final.

De maneira semelhante, tudo ocorrerá deste modo, se por acaso, todos os registros estiverem previamente cadastrados.

Finalmente

Vamos concluindo o nosso artigo por aqui. Esperamos que por meio dele você tenha compreendido a importância da ficha técnica no seu negócio, assim como a ficha operacional e a tabela de composição de produtos.

Também demonstramos que você será capaz de automatizar esse processo por meio do Sischef, se optar por utilizar o nosso sistema nos seu food service.

Em conclusão, caso você tenha mais alguma dúvida referente ao assunto, deixe um comentário, ou ainda, entre em contato com a gente.

Então é isso. Até mais!

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